Современное делопроизводство


Современное делопроизводство - стр. 25


Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов "Срочно", "На подпись", "На отправку" (или это ввести в программу компьютера).

 

 6. Составление номенклатуры дел

6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ присваивает структурному подразделению индекс, например: приемная руководителя - 02.

Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

6.3. Формирование дел

Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.


Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин