Документирование деятельности современной организации




Документирование деятельности современной организации - часть 105


Регистрация документов необходима для решения следующих задач:
>     учет количества документов;
>     обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;
>     обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;
>     обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.
 
Согласно ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы[80], независимо от способа их создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи).
Однако не все документы организации должна регистрировать служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) целесообразно регистрировать в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ должен разрабатываться перечень документов, регистрируемых в структурных подразде­лениях, т.е. не регистрируемых в службе ДОУ, например:
 
Примерный перечень документов, не подлежащих
регистрации в службе ДОУ
 
1.    Письма, присланные для сведения (копии),
2.    Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.
3.    Технические задания на командирование Специалистов за рубеж и сметы по командированию.
4.    Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
5.    Графики, наряды, заявки, разнарядки.
6.    Сводки и информация, присланные для сведения
7.    Учебные планы и программы.
8.    Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.



Содержание  Назад  Вперед