Документирование деятельности современной организации




Документирование деятельности современной организации - часть 104


Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объем документооборота. Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии), например:
 
1. Приказ директора организации был размножен в 10 экз., документооборот этого приказа составил 11 документов (1 оригинал +10 копий).
2. Письмо-приглашение было разослано в 15 организаций, его документооборот составил 16 документов (15 экз. отправлено и 1 экз. подшит в дело).
 
В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте.
При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять документы наиболее распространенного формата — А4 (210 х 297 мм), а документы другого формата — А5 (148 х 210 мм) учитывать по схеме:
2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.
Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ, например:
 
Сводка учета
объема документооборота
за _____________ 200__г.
(месяц)
 
 
 
Виды документов
Количество документов
Всего
оригиналы
копии
входящие
 
исходящие
 
внутренние
 
 
 
Итого
 
 
 
 
Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.
 
4.2 Регистрация документов
 
Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.



Содержание  Назад  Вперед