Документирование деятельности современной организации



Документирование деятельности современной организации - часть 10


Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).
 
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например:
Протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2001 г.
 
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например:
 
 
Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2001г.
 
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например:
 
Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции.
 
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например:
 
Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях за 2001г.
 
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) раздельно группируются:
1.1)
документы постоянного и временного сроков хранения;
1.2) подлинники и копии документов;
1.3) годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
1.4) утвержденные документы и их проекты;
2)  в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
3)  каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий);
4)  каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
5)  в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации).



Содержание  Назад  Вперед